O que é Auditoria Financeira? Um olhar mais atento à Contabilidade para Empresas

O que é a auditoria financeira?

A auditoria financeira refere-se simplesmente ao processo de aplicação de processos contabilísticos num quadro empresarial. Quer seja grande ou pequena, pública ou privada, uma empresa deve declarar regularmente as suas transações e declarações financeiras. O objetivo disto é duplo:

• A empresa comunica ao governo que o negócio é legítimo, funcional, e não hemorrágico.
• A empresa assegura-se de que as suas finanças estão em condições favoráveis e garante que não há risco de se deparar com problemas financeiros ao longo do caminho.

A declaração resultante de uma auditoria financeira pode ser útil a qualquer pessoa que tenha qualquer interesse na empresa - os acionistas, o banco, etc. Dirigida principalmente aos investidores de uma empresa comercial pública, a auditoria financeira serve para comunicar a integralidade e exatidão das demonstrações financeiras e transações da empresa.

 

Uma auditoria financeira é realizada, idealmente, numa base anual. Pode ser complicada - e é por isso que estabelecemos um método claro, passo a passo, que lhe permitirá realizar a sua próxima auditoria com sucesso.

As etapas de uma auditoria financeira

Uma auditoria bem sucedida é realizada em três fases abrangentes: preparação, implementação, e revisão

A fase de preparação

A preparação para a sua auditoria financeira é crucial. Os serviços de um auditor são frequentemente solicitados pela empresa para a preparação da auditoria, antes da fase de implementação propriamente dita. Isto porque, como empresário ou como parte da equipa, pode preferir concentrar-se noutras partes do seu trabalho e deixar a auditoria para o especialista.

• Construir bons hábitos de comunicação da empresa/auditoria

As etapas básicas de preparação incluem a marcação de uma data, a confirmação da presença de todos, e o envio de lembretes às partes interessadas ao longo do ano para evitar o stress da auditoria de final de ano.

 

Um auditor qualificado certificar-se-á de que todas as condições para uma auditoria bem sucedida e sem problemas são cumpridas e coordenará com a empresa o máximo possível para facilitar o processo. Isto pode envolver fatores de comunicação, tais como potenciais mudanças nas normas e políticas. Além disso, é sempre uma boa ideia dar ao seu auditor uma segunda opção de contacto quando o contacto principal da empresa não está disponível ou não pode ser alcançado pelo auditor por qualquer razão. 

• Aviste os seus padrões

Aprender com as declarações e relatórios passados é o primeiro passo a considerar sempre que se estiver a preparar para uma auditoria financeira de fim de ano. O importante é ser capaz de detetar os seus erros e descobrir formas de os evitar.

 

Em colaboração com o seu contabilista ou auditor, será capaz de descobrir o que correu exatamente mal no ano passado e determinar as áreas em que poderia melhorar. Terá também acesso às recomendações de controlo interno que lhe são fornecidas pela sua equipa e pelas partes interessadas da empresa, que podem ser significativamente valiosas para navegar na sua próxima auditoria.

 

Detetar os seus padrões significa também promover uma linha de comunicação cada vez mais aberta e mais eficaz entre a empresa e o auditor. Ao trabalhar com a sua equipa de auditoria ano após ano, aprenderá a comunicar de forma mais eficaz e, consequentemente, a melhorar em diferentes áreas do processo de informação financeira.

• Faça a sua pesquisa sobre as normas contabilísticas atuais

Os regulamentos e os requisitos legislativos estão frequentemente a mudar, pelo que é importante manter-se informado sobre as atualizações das normas e práticas contabilísticas. Considerar, por exemplo, a possibilidade de uma nova lei fiscal ser emitida. Este tipo de mudança significativa nos regulamentos requer um tempo considerável para se adaptar e fazer alterações, tais como a introdução de uma estratégia diferente de gestão de dados. 

 

É por isso que, como ator responsável na sua empresa, deve ter sempre em vista estas potenciais mudanças nas normas contabilísticas. Isto permitirá que tanto a sua equipa como o seu auditor implementem as alterações adequadas e evitem a confusão para uma solução no final do ano.  

A fase de implementação

• Armazene e organize os seus registos

Quando estiver a planear gerar uma declaração de auditoria financeira, o ideal seria que tivesse armazenado previamente os dados que vai utilizar. O armazenamento seguro dos seus dados é um passo crucial que precede o processo de auditoria e que é também uma boa prática em geral. 

 

Deve também considerar organizar a sua informação financeira de forma a facilitar o processo de auditoria tanto para a sua equipa como para o seu auditor. Uma forma de o fazer é criando subcategorias baseadas em ciclos de transacção: compras, vendas, salários e financiamento. Outra forma eficaz é organizar os seus dados em grupos como receitas e contas a receber, dívidas, contas a pagar e despesas, investimentos, etc. 

• Analise os seus registos fiscais

Como regra geral, os registos fiscais da sua empresa nunca devem ser eliminados, a menos que tenha registos com mais de 7 anos de idade.

 

Em qualquer caso, é incrivelmente importante olhar para as suas antigas declarações de impostos e avaliar o montante de impostos que a sua empresa pagou, bem como as suas responsabilidades ao longo dos anos. Desta forma, pode conciliar ou compensar quaisquer potenciais discrepâncias nos seus registos e evitar problemas legais mais à frente.

• Determine a sua linha temporal de auditoria e atribua responsabilidades

O seu auditor irá muito provavelmente solicitar-lhe um conjunto específico de informações financeiras antes da auditoria. É aconselhável começar a atribuir as tarefas necessárias às pessoas pertinentes da sua equipa e estabelecer prazos assim que obtiver essas informações do seu auditor. 

 

Certifique-se de que concede à sua equipa e a si próprio tempo suficiente para executar corretamente as respetivas tarefas e evitar qualquer stress no final do ano. Poderá também orientar a sua equipa na definição da data mais próxima para as responsabilidades mais complexas ou importantes: desta forma, assegura-se de que elas estão fora do caminho à medida que se aproxima o final do ano. 

 

Como parte desta última etapa preliminar, não se esqueça de rever todas as informações que reuniu da sua equipa antes da data da auditoria final. Pode mesmo colaborar informalmente com o seu auditor para um último ponto de controlo, para garantir que todos os dados necessários estão disponíveis e organizados. 

• O período de auditoria: Esteja disponível

Durante o período da auditoria financeira, certifique-se de que a sua equipa financeira/contabilidade está disponível. Isto porque o seu auditor pode precisar de alguns documentos ou registos de última hora, uma vez que mudanças inesperadas ainda podem acontecer e precisam de ser preparadas. 

 

Considere também verificar com o auditor de vez em quando, durante este período crucial, para se certificar de que ele tem tudo o que precisa em termos de informação, documentos, extratos, etc. 

A fase de revisão

É sempre bom rever o seu trabalho como o último passo. Enquanto o seu auditor ou equipa de auditoria emite relatórios, é aconselhável manter uma linha aberta de comunicação com eles e certificar-se de que nenhum item é deixado sem tratamento.

 

Finalmente, considere ter uma reunião pós-auditoria com as suas equipas de auditoria e interna para debater os resultados, e começar a gerar feedback para o ano seguinte. 

Conclusão 

O ponto-chave desta panorâmica é o seguinte: uma auditoria financeira é um processo contínuo, uma vez que é necessário considerar todas as três fases de preparação, implementação, e revisão. Isto significa que entre a preparação para a sua auditoria, a sua realização adequada e atempada, e a sua revisão, já se está a preparar para a auditoria do ano seguinte.

É por isso que é importante, se tiver a sua escolha de auditores, que escolha corretamente. Dependendo da natureza do seu negócio, há quanto tempo está operacional, e da sua dimensão, tenha em mente que o seu auditor e a sua equipa de contabilidade em geral podem e devem ser adaptados às necessidades específicas da sua empresa. Quer opte por contratar um auditor interno ou externo, faça a sua escolha de acordo com o seu nível de especialização, historial profissional e académico, e, claro, localização. Na Welink Accountants, pode fazer a sua consulta de pesquisa de forma fácil e sem problemas, filtrando de acordo com estes fatores, para que possa entrar rapidamente em contacto com o auditor da sua escolha.