Como calcular os direitos de quilometragem?
Se tiver de gastar dinheiro no decurso do seu trabalho, pode solicitar o reembolso. Para tal, deve elaborar um relatório de despesas e enviá-lo ao seu empregador. Este documento comprovativo deve mencionar a razão, a natureza e o montante (sem impostos) das despesas efetuadas. Outras informações obrigatórias devem também ser incluídas, incluindo a data, a identidade do beneficiário, o local e a data da viagem. Para ser válida, deve ser assinada pelo empregado e pelo empregador.
Subsídio de quilometragem
Isto aplica-se à propriedade do empregado, não à da empresa. Apesar dos benefícios das viagens, é utilizado principalmente para servir os interesses da empresa. O subsídio de quilometragem é estabelecido para pedir o reembolso.
O que é um subsídio de quilometragem?
É obrigatório que as viagens de negócios sejam reembolsadas pelo empregador pelas despesas de quilometragem. De um ponto de vista fiscal, isto oferece-lhe a vantagem de reduzir o imposto que tem de pagar sobre os seus rendimentos.
Pode incluir os documentos comprovativos do reembolso da sua quilometragem na sua declaração de impostos. O imposto a pagar é calculado com base no montante indicado na sua declaração de impostos deduzido dos seus pedidos de reembolso de despesas. No entanto, esta dedução é feita de acordo com uma escala rigorosa imposta pelo Estado.
Modos de transporte elegíveis e tipos de viagem
As despesas de quilometragem são aplicadas a carros, motas e bicicletas registadas. Cobrem as despesas relacionadas com os custos de combustível. No entanto, podem também incluir custos de reparação e manutenção e pneus.
As taxas de estacionamento, portagens e multas não estão incluídas no cálculo do subsídio de quilometragem.
A viagem entre a casa e o trabalho é elegível para o subsídio de quilometragem. A distância percorrida de e para o trabalho não deve exceder 80 km por dia, caso contrário, o excesso não poderá ser faturado. As viagens de negócios também são abrangidas: visitas à casa do cliente, prospeção, entrega de mercadorias, etc.
Como calculá-las?
Os custos da quilometragem para o ano 2021 são calculados com base no número de cavalos fiscais, que está limitado a 7 CV. Cada automóvel tem uma quota associada que é multiplicada pelo número de quilómetros percorridos. A Direcção-Geral das Finanças apresenta as escalas para cada poder fiscal no seu sítio web. Está também disponível um simulador para que possa estimar os seus subsídios.
O modelo do subsídio de quilometragem varia de acordo com o veículo utilizado para a viagem. O empregador pode fixar um prazo para o empregado solicitar o reembolso e apresentar os documentos relevantes. Se é empresário, deve dar a conhecer este procedimento aos seus empregados para que estes possam tomar as providências necessárias.
Como é que se recolhem os direitos de quilometragem?
Todos os empregados, independentemente do seu estatuto e salário, podem beneficiar deste benefício fiscal. As receitas de despesas devem incluir o objetivo da viagem, a data, a quilometragem e a potência fiscal do carro, se utilizarem os seus próprios veículos.
Os automóveis da empresa não são elegíveis para as permissões de quilometragem. Deve ser capaz de provar que a sua viagem está estritamente relacionada com os negócios.
Um gestor que utilize o seu próprio carro também pode ser elegível para estas licenças. É possível o transporte de colegas que também têm direito ao mesmo subsídio, a menos que não estejam a transportar colegas que também têm direito ao mesmo subsídio.
Não receberá um subsídio se as autoridades fiscais considerarem que o seu relatório de despesas não está em conformidade com a lei. Aconselhamo-lo, portanto, a prestar especial atenção ao preencher o documento. A empresa pode efetuar um controlo antes de anexar o pedido à declaração de impostos.
Dicas e ferramentas para tornar o cálculo mais fácil
Para tornar o cálculo mais fácil, deverá ser reembolsado mensalmente. Desta forma, evitará possíveis erros de cálculo causados pela acumulação de pedidos de reembolso de despesas. A instalação de um GPS no seu carro permite-lhe saber a quilometragem exata. Isto é vantajoso para si como empresário, uma vez que pode facilmente controlar abusos e falsas alegações de despesas.
Não se esqueça de consultar o website da Direcção-Geral das Finanças antes de preencher os seus pedidos de reembolso de despesas. Pode utilizar um modelo de relatório de despesas Excel gratuito que pode ser descarregado online. Se for bom com esta folha de cálculo, pode criar a sua própria ferramenta, inserindo a informação obrigatória.
Também está disponível software gratuito e pago para calcular automaticamente as suas despesas. Se tiver de os calcular regularmente, deve considerar a possibilidade de fazer este tipo de investimento. O mesmo se aplica se os seus empregados precisarem de os preparar frequentemente. O software pago é simultaneamente eficiente e facilmente pago.
Para lhe facilitar, vários sites oferecem simuladores que estão atualizados com os regulamentos atuais. Verifique os motores de busca e vá para o site que aparece na primeira página de resultados. Introduza os seus dados de viagem e deixe o simulador fazer o seu trabalho.
Para além destas possibilidades, também pode confiar esta tarefa a um contabilista. Ao delegar esta tarefa, reduz o risco de erros nos seus relatórios de despesas. No entanto, deverá preparar um orçamento considerável como taxa.
