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Relatório de despesas: qual o software a utilizar?

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Relatório de despesas: qual o software a utilizar?

Quer facilitar o processamento e a gestão dos seus relatórios de despesas? Considere utilizar um pacote de software dedicado que inclua todas as características e serviços de que necessita. Neste guia, aproveite os nossos conselhos para escolher a ferramenta mais adequada.

 

Descubra algumas soluções, gratuitas ou pagas, que vão ao encontro das expectativas dos profissionais independentes, das pequenas e médias empresas e das grandes empresas.

Como escolher o seu software de relatório de despesas?

Está a perguntar-se como escolher um software de relatório de despesas? Tenha em conta muitos critérios para escolher a solução certa para as necessidades reais da sua empresa, neste caso:

Mobilidade

Um software de relatório de despesas em linha (SaaS) compatível com telemóveis será ideal para dar a possibilidade aos empregados em movimento de o utilizarem livremente. Uma ferramenta instalada na rede local da empresa é adequada para empregadores e gestores.

As características oferecidas

Opte por um software que ofereça todas as funções que satisfaçam as necessidades da sua organização. Um software de gestão de relatórios de despesas integra várias funcionalidades, incluindo definições personalizadas, reconhecimento de caracteres, classificação de despesas, deteção de fraudes, etc.

Opções de personalização

A capacidade de personalizar a ferramenta é importante para se adaptar às expectativas dos seus empregados. 

 

Esta personalização pode dizer respeito à estimativa de contribuições e impostos ou às opções de integração com outras ferramentas e aplicações (cartões de pagamento, ferramentas de gestão de viagens de negócios, etc.). 

 

Se isto for importante para si, procure o software de relatório de despesas de código aberto.

O número de utilizadores

Algumas soluções estão disponíveis a uma escala móvel, dependendo do número de utilizadores. Por exemplo, Cleemy oferece os seguintes pacotes:

  • para 10 a 19 empregados a 5 euros por mês (sem IVA) por empregado;
  • para 75 a 99 empregados a 3,8 euros/mês/empregado.

Há muitos outros fatores que podem influenciar a escolha de uma ferramenta de gestão de relatórios de despesas, tais como a função multinacional e a qualidade do serviço pós-venda.

O que é o software de relatório de despesas?

Existe uma vasta gama de software de relatório de despesas no mercado, desde o mais básico até ao mais completo. Aqui estão 4 das soluções mais populares no momento:

Evoliz

A aplicação Evoliz pode fotografar diretamente os seus relatórios de despesas e quaisquer outras despesas relacionadas com as suas despesas profissionais. É capaz de trabalhar em modo "offline", tornando ainda mais fácil o registo das despesas diárias durante uma viagem de negócios. 

 

A sua característica de reconhecimento ótico de caracteres facilita a leitura de dados de relatórios de despesas e a sua integração no seu sistema de informação. Está disponível um teste gratuito de 30 dias da ferramenta. 

 

A versão paga é faturada a 24,90 euros/mês (oferta ilimitada). É possível subscrever opções adicionais, dependendo dos requisitos da sua empresa.

Onexpense

One expense é uma aplicação móvel de relatório de despesas, capaz de registar, classificar e processar as várias despesas dos seus empregados. A sua característica multinacional permite-lhe adaptar-se automaticamente ao país (moeda e língua) onde a viagem de negócios tem lugar. 

 

Esta ferramenta foi também concebida para processar relatórios de despesas de licenças de quilometragem. Oferece também modelos para restauração, alojamento em hotéis, estacionamento e compra de combustível. 

Spendesk

Spendesk é uma ferramenta completa que pode processar relatórios de despesas e gerar métodos de pagamento para os seus empregados durante as suas viagens. 

 

A sua solução de cartão de pagamento inteligente permite aos profissionais evitarem despesas de adiantamento. Após cada operação, enviam simplesmente o recibo à Spendesk por e-mail.  Esta ferramenta encarrega-se da sua verificação, processamento e introdução. Esta aplicação profissional está disponível a partir de 19 euros/mês.

Jenji

Jenji é um software de relatórios de despesas baseado em inteligência artificial que assegura o processamento sincronizado e em tempo real dos relatórios de despesas da sua empresa.  Oferece vários serviços que são essenciais ao seu negócio, tais como o seguimento de milhas, seguimento de convites, gestão de cartões de visita e taxas de câmbio. 

 

Permite-lhe digitalizar, ler e processar automaticamente todas as suas faturas. Está disponível em várias versões adaptadas a vários perfis: empresários, VSEs, PMEs, contabilistas, grandes empresas, etc. 

 

Graças à sua tecnologia de "Inteligência Artificial", Jenji é capaz de detetar anomalias e fraudes nos relatórios de despesas, interpretar o comportamento dos seus empregados e adaptar a política de despesas em conformidade.

Software gratuito de relatório de despesas para saber

Descubra abaixo algum software gratuito de relatório de despesas, útil para gerir mais facilmente as despesas dos seus empregados e o reembolso dos seus relatórios de despesas. São especialmente adequados para microempresas, VSEs e PMEs.

iZyFrais

Este software de relatório de despesas distingue-se pela sua facilidade de utilização. O seu sistema iZyScan torna possível tirar fotografias de relatórios de despesas, descodificá-los e integrá-los no seu espaço pessoal. 

 

O gestor pode facilmente verificar as despesas e transferi-las diretamente para o software de contabilidade. A fim de simplificar os relatórios, esta ferramenta pode também criar tabelas de resumo de despesas. 

 

Em termos de preços, iZyFrais oferece aos seus utilizadores uma versão "experimental" gratuita de 3 meses. Após este longo período de descoberta, a utilização desta ferramenta é faturada a 9 euros/mês, com base em 12 a 15 recibos.

Keepek

Keepek é um software gratuito de relatório de despesas que lhe oferece a possibilidade de automatizar a gestão das suas despesas profissionais. 

 

Esta solução é capaz de tirar fotografias de recibos de despesas e registar o número de quilómetros percorridos durante uma viagem de negócios. 

 

É capaz de gerar relatórios em formato Excel e PDF para facilitar o envio de e-mails ao gestor ou a um terceiro. Para simplificar as tarefas da equipa de contabilidade, Keepek oferece opções para racionalizar o processo de gestão de despesas.  Este software está também disponível numa versão paga.

Precoro

Precoro é um instrumento de gestão de despesas para pequenas e médias empresas. Está disponível como uma versão gratuita e como uma versão paga (a partir de 18 euros/mês). 

 

Disponível em mais de 100 países, este software permite-lhe gerir facilmente as despesas diretas e indiretas da sua empresa.  É utilizado para introduzir manualmente os relatórios de despesas dos seus empregados, controlar e validar as suas despesas, e organizar reembolsos. 

Blubil

O software de relatório de despesas online Blubil simplifica as tarefas dos empregadores e chefes de departamento nas pequenas e médias empresas. 

 

Foi concebido para proporcionar a captação e gestão de despesas digitais. Oferece características automatizadas que podem distinguir entre relatórios de despesas reembolsáveis e não reembolsáveis. 

 

Isto acelera muito o processo de reembolso das despesas adiantadas pelos seus empregados.  Este software gratuito de relatório de despesas é também capaz de lidar com operações de transferência entre empregados e/ou empregadores.

Conclusão

Existem muitas soluções de gestão de relatórios de despesas, desde as mais simples até às mais completas. A fim de encontrar o melhor software, considere as suas necessidades específicas, fazendo a si próprio as perguntas certas. 

 

Quer uma ferramenta instalada localmente, uma aplicação móvel ou um software de relatório de despesas de código aberto? De que características necessita? Quantos utilizadores permitirão o acesso a esta ferramenta? Também é preciso tempo para comparar algum software gratuito ou pago: Evoliz, Spendesk, Blubil, Precoro, etc.

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