Que software de contabilidade devo escolher para a minha associação?

O grau e a natureza da contabilidade da associação depende da dimensão da associação, da sua atividade e da forma como é financiada (empréstimo, doação ou subvenção). De facto, a administração pode pedir às associações que produzam um simples registo de "despesas-receitas" ou contas anuais. Para poder desempenhar corretamente as suas tarefas contabilísticas, cada associação deve utilizar um software de contabilidade específico. Qual deles devo escolher?

Tenho uma pequena associação

Se tiver uma pequena associação, só terá de manter contas simplificadas, também conhecidas como "contas de caixa". Isto implica a elaboração de um registo de "despesas-receitas" no qual são registadas as suas várias operações básicas (compras, rendas, subscrições, etc.). Pode manter este registo simplificado num bloco de notas ou num ficheiro Excel sem optar por uma solução de gestão contabilística.

Tenho uma grande associação

Se tiver uma grande associação, deve manter contas de compromisso. Isto implica classificar todas as operações realizadas pela sua associação em contas. 

 

Também é necessário elaborar contas anuais (balanço, conta de ganhos e perdas e anexos) no final do exercício financeiro. A sua publicação torna-se obrigatória quando o total das suas doações e subvenções for igual ou superior a 153.000 euros durante o exercício financeiro. A mesma regra aplica-se a todos os fundos de dotações.

Porque é que preciso de software?

Para fazer a contabilidade da sua associação, precisa de ter um bom conhecimento de contabilidade. Caso contrário, é melhor utilizar um software de contabilidade eficiente. 

 

Esta ferramenta regista automaticamente as transações nas contas apropriadas, deteta anomalias e facilita as declarações fiscais. Está também programada a elaboração do balanço e da conta de ganhos e perdas para uma organização sem fins lucrativos.

 

De facto, a utilização de software de contabilidade para uma associação oferece-lhe muitas vantagens, incluindo

• Poupar tempo: esta ferramenta liberta-o de tarefas contabilísticas repetitivas e demoradas. Pode poupar tempo e concentrar-se noutras atividades que são mais importantes para a sua associação.
• Contabilidade fiável: Este software ajuda-o a gerir a sua contabilidade, assegurando ao mesmo tempo a sua precisão e fiabilidade. Pode avisá-lo quando é cometido um erro de entrada, por exemplo.
•  Um orçamento controlado: graças a esta ferramenta, não precisa de contratar profissionais para cuidar da contabilidade da sua associação. Como resultado, irá reduzir os seus custos de pessoal (salários, contribuições para a segurança social, etc.).

Algum software de contabilidade pode acompanhar automaticamente as receitas e despesas da sua organização, permitindo-lhe gerir a sua associação com facilidade.

Como escolho o meu software de contabilidade?

Escolha o modelo de software de contabilidade que se adequa à dimensão da sua associação. De facto, o software livre é perfeito para pequenas associações que podem prescindir da contabilidade de compromisso. Basta escolher um software de contabilidade gratuito para uma associação que possa registar as suas receitas e despesas.

 

Para associações de média ou grande dimensão, a solução ideal é escolher um pacote de software pago com funcionalidades mais completas (contabilidade, gestão de membros, monitorização de empréstimos, registo de subscrições, etc.). Este instrumento será capaz de produzir as suas contas anuais certificadas no final do ano contabilístico.

 

Deve também escolher os modelos de software de contabilidade on-line para uma associação, que são atualizados automaticamente. Desta forma, terá à sua disposição uma ferramenta adaptada ao novo Plano Contabilístico das Associações 2020 e a quaisquer mudanças no setor.

 

Além disso, o software de contabilidade online permite-lhe aceder aos seus dados de forma segura, em qualquer lugar e a qualquer momento. Se a sua organização emprega pessoal, escolha uma solução que possa produzir folhas de vencimento e calcular as contribuições para a segurança social.

Lista de software de contabilidade para associações

No mercado, pode encontrar soluções contabilísticas gratuitas, pagas, de código aberto, online ou locais.

100% software livre

Entre os melhores softwares de contabilidade gratuitos, descubra Garradin, B-Association e Dolibarr, eles são os mais utilizados no momento.

Garradin

Dedicado a pequenas e médias associações, Garradin é um software de gestão 100% gratuito para associações. Pode manter a contabilidade da associação, controlar o seu orçamento diariamente e produzir relatórios e balanços anuais. Pode gerir as taxas de filiação e de adesão. 

 

Além disso, esta ferramenta executa certas tarefas administrativas, incluindo partilha de ficheiros, tomada de notas de reuniões e arquivamento.

B-Association

O software de gestão e contabilidade B-Association está disponível gratuitamente para um máximo de 40 membros. Pode gerir duas contas bancárias, editar um balanço por ano, por evento e por categoria, e criar orçamentos projetados.

 

Este software de contabilidade gratuito oferece várias outras características, tais como a gestão de adesão e subscrição, assim como o controlo de empréstimos.

Dolibarr

Dolibarr é um software de contabilidade gratuito e de código aberto para associações com vários módulos opcionais. Com esta solução, pode acompanhar as facturas de terceiros (compras ou vendas da associação) e gerir o fluxo de caixa. Também é possível registar as taxas de filiação e acompanhar a filiação.

Software que oferece um teste gratuito

Abaixo estão três pacotes de software de contabilidade para associações que oferecem um teste gratuito e características interessantes.

Macompta.fr

Concebido especificamente para associações, Macompta.fr é um software de contabilidade online que oferece um teste gratuito por 30 dias. Graças à sua interface simples, esta ferramenta permite a qualquer tesoureiro manter a contabilidade da sua associação com facilidade. 

Pep’s Up

Concebido especificamente para associações em todos os sectores, o software de gestão e contabilidade Pep's Up é conhecido pela sua versatilidade. Oferece muitas funções essenciais, incluindo gestão de membros, contabilidade, emissão de bilhetes e design de websites. Oferece um teste gratuito válido por 30 dias.

AssoConnect

AssoConnect é um software de contabilidade de associação online com todas as funcionalidades. Automatiza as suas várias tarefas contabilísticas, tais como a contabilidade, reconciliação fiscal e bancária. 

 

Esta solução pode ser utilizada para recolher pagamentos online (donativos, subvenções, taxas de adesão, etc.). Tem muitas outras funções, incluindo a criação de websites e a gestão de membros.

Conclusion

Há vários modelos de software de contabilidade disponíveis hoje em dia que são adequados para pequenas, médias e grandes organizações. Dependendo das necessidades da sua organização, pode escolher uma solução gratuita ou paga, online ou para ser instalada localmente.

 

A fim de encontrar o software de contabilidade adequado, avaliar cada ferramenta através das suas características, vantagens e limitações. Não hesite em testá-lo, pois esta é a única forma de verificar se é ou não adequado para a estrutura e actividade da sua associação.