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Como escolher o software de faturação?

Como escolher o software de faturação?

Porquê utilizar software de faturação para o seu negócio?

Existem softwares de faturação básicos com um preço acessível e fáceis de usar. No entanto, a menos que o seu negócio processe menos de dez transações por mês, um bom software de faturação irá certamente poupar-lhe tempo e dinheiro.

O software de faturação facilita muitas tarefas contabilísticas

A contabilidade é simplificada e automatizada. Por exemplo, uma operação atual na atividade da sua empresa. Quando introduz uma encomenda, o software atualiza automaticamente os seus níveis de inventário e registos de clientes. Pode também traduzir automaticamente a encomenda para uma fatura de venda. O software também acelera a verificação de extratos bancários, declarações de IVA, contas de gestão mensais.

Finalmente, a maior parte do software suporta a banca online e relatórios de impostos online e oferece funcionalidades opcionais para o ajudar a gerir a folha de pagamentos.

O software de faturação fornece relatórios de gestão em tempo real

Através de painéis de estatísticas, pode ver rapidamente que faturas faltam liquidar, ou verificar o saldo da sua conta bancária. 

Com o software, pode gerir os seus balanços, relatórios de lucros e perdas ou de fluxo de caixa ou ainda visualizar o desempenho em relação ao orçamento. Alguns programas informáticos permitem-lhe mesmo estimar a rentabilidade de um determinado trabalho. O programa informático facilita a preparação das suas contas anuais ou uma auditoria.

Permite a partilha de dados com o seu contabilista, associados ou acionistas e a sua utilização de diferentes formas.

Identificar as suas necessidades em termos de funcionalidade

Antes de adquirir o software de contabilidade específico, pense no que quer fazer com ele e como pode ajudar o seu negócio. Ser claro sobre as suas prioridades ajuda-o a avaliar os diferentes programas informáticos disponíveis.

Pense nos seus objetivos comerciais

Pode planear a abertura de novas lojas, aumentar o seu volume de negócios em 10%, etc. Escolha um software de contabilidade que inclua características que o possam ajudar a atingir estes objetivos.

Quem vai utilizar o software?

Os futuros utilizadores do software devem ter uma palavra a dizer na sua escolha. Envolva também o seu contabilista que o aconselhará e assegurará que o software que escolher é compatível com o dele e permitirá o intercâmbio de documentos e informações.

Que informação de gestão é essencial para o seu negócio?

O software de faturação não tem apenas a ver com o cumprimento da lei. Destina-se também a fornecer informações para o ajudar a gerir o seu negócio e a tomar decisões. O seu contabilista ou consultor poderá utilizar estes dados para identificar áreas a melhorar para o seu negócio.

O software pode tratar de todas as tarefas contabilísticas de que necessita?

O software de faturação deverá ajudá-lo com as tarefas financeiras do dia-a-dia, incluindo:

  • vendas, facturação e recibos;
  • compras e pagamentos;
  • gestão bancária e de caixa;
  • IVA, impostos e contas;
  • controlo de inventário e salários

Tenha em conta as necessidades específicas do seu negócio. Por exemplo, se gerir um negócio online, o software deve integrar-se com a sua solução de comércio eletrónico ou se comprar e vender em diferentes países, precisa de um software que possa converter automaticamente moedas utilizando a taxa de câmbio correta.

Prestar atenção à facilidade de utilização e ergonomia

Hoje em dia o software de faturação é poderoso mas foi concebido para que se possa aprender facilmente sobre ele, aceder e compreender as principais características.

A interface do software pode adaptar-se às suas necessidades?

Estes são os detalhes a que deve prestar atenção:

  • A possibilidade de acrescentar novos campos e controlo, tais como a identidade dos clientes que encomendam, por exemplo
  • A opção de definir valores por defeito para os campos.
  • A opção de definir um intervalo de valores.
  • A possibilidade de personalizar documentos e ecrãs para os adaptar à sua identidade gráfica.

Pode importar e exportar informações fornecidas pelo software de forma livre e fácil?

Certifique-se de que o software lhe permite importar dados e exportá-los livremente, para que possa alterar o software se necessário ou comunicá-lo a terceiros (consultor, auditor, contabilista, etc.).

Pode utilizar o software em qualquer lugar?

O software de faturação online pode ser acedido através da ligação à Internet. Não tem nenhum software para instalar no seu computador. Normalmente oferece aplicações móveis e tablet. Assim pode verificar os seus números e realizar tarefas financeiras a partir de quase qualquer lugar, desde que tenha uma ligação à Internet.

As opções e custos

Muitos programas de faturação são baratos, mas podem incorrer em custos adicionais ao instalar o sistema e ao formar os seus empregados na sua utilização. 

Software de faturação online ou desktop?

O software de faturaçãp online é muitas vezes a melhor opção para as pequenas empresas. O software de faturação online é acessível através da Internet e corre num servidor operado por outra empresa. Oferece grande flexibilidade e normalmente oferece uma subscrição mensal com diferentes níveis de preços, dependendo das características e do número de utilizadores.

Não há custos iniciais a planear e os custos de gestão são mais baixos porque o fornecedor cuida da infra-estrutura e do apoio técnico.

Os dados são armazenados com segurança pelo fornecedor do software, acessível a partir de qualquer lugar e em qualquer altura. Isto facilita o trabalho com o seu contabilista ou conselheiros. No entanto, certifique-se de que o fornecedor da nuvem encripta os seus dados e os faz regularmente como backup.

Os pacotes baseados em estações de trabalho e em servidores são geralmente mais complicados de usar e configurar. O software de faturação de secretária é instalado no seu computador e todos os seus dados são aí armazenados, pelo que todos os dados contabilísticos são mantidos dentro da sua empresa.

O software baseado em servidor funciona num servidor central na sua empresa, pelo que pode ser acedido por várias pessoas ao mesmo tempo. Grandes organizações que têm os recursos para configurar e gerir software, níveis de acesso, segurança, e cópias de segurança fazem frequentemente esta escolha. Os pacotes populares incluem contas Sage One e Mamut One Office.

Complementos ou módulos

Algumas características não são oferecidas na subscrição básica do seu software de contabilidade, mas podem ser adicionadas sob a forma de módulos. O seu software pode então fornecer funções como folha de pagamento, login no seu sistema de comércio eletrónico, etc.

Manutenção e Apoio 

A manutenção e o apoio são aspetos chave a considerar na compra de software. Poderá ser necessário pagar uma taxa anual para apoio técnico continuado e para atualizar o software de tempos a tempos. Se optar por software em nuvem, a taxa mensal inclui normalmente atualizações e suporte contínuos.

Se necessário, procure aconselhamento de alguém que compreenda as necessidades do seu negócio e as capacidades dos diferentes pacotes de software. A maioria dos contabilistas pode aconselhar empresas sobre qual o software a escolher, mas procurar aconselhamento independente se houver qualquer dúvida sobre um conflito de interesses.

Invoicexpress

A Invoixpress é um software de faturação certificado pela AT que existe no mercado desde 2010. 

Com uma equipa dinâmica a cultura empresarial assenta em três principios: 

  • Dar o seu melhor
  • Fazer o que está certo
  • Demonstrar que se importam com os outros

Apresentamos também três razões para adquirir este software:

  • Programa intuitivo - não perca tempo com configurações iniciais. O sistema Invoicexpress tem uma utilização fácil e sem complicações. 
  • Sem fidelização - utilize o software apenas quando precisa dele
  • Destinado não só a empresas mas tamém a freelancers, este software está acessivel a todos com diferentes planos e preços.

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